Návrh struktury a náplně činností ÚČBS

Vzhledem k tomu, že ÚČBS má dle stanov 7 členů, doporučujeme pokud možno neměnit stanovy a rozdělit v rámci tohoto počtu pravomoce a odpovědnosti dále uvedeným způsobem:

I. Okruhy činností

Administrativní okruh činností

tj. předseda, ekonom, tajemník, manažer, kteří se dělí o agendu uvedenou pod bodem A. Projednávají problematiku samostatně a hlasují o ní samostatně. Mají zmocnění ostatních.

Soutěžní okruh činností

tj. 2 členové z toho jeden šéf, kteří se dělí o agendu uvedenou pod bodem B.

Projednávají problematiku samostatně a hlasují o ní samostatně. Mají zmocnění ostatních.

Reprezentační okruh

tj. jeden člen zmocněný řízením problematiky reprezentace. Má zmocnění ostatních.

II. Vedení okruhů činností

Předseda ÚČBS

těžištně svolává jen členy okruhu administrativních činností a výjimečně všechny členy ÚČBS (příprava na KD, významná rozhodnutí - pořadatelství finančně nebo organizačně nákladných akcí, návrh změn stanov apod.), jinak ponechává ostatním členům samostatnost.

Má právo zúčastnit se schůzí ostatních okruhů.

Šéf soutěžního okruhu činností

Svolává jen členy okruhu soutěžních činností a nebo přizve potřebné další. Schůze jsou samostatné. Vytváří se zápisy a archivují se. Předávají se též k archivaci tajemníkovi ÚČBS

Šéf reprezentace

Svolává schůzky kapitánů reprezentací. Schůze jsou samostatné. Vytváří se zápisy a archivují se. Předávají se též k archivaci tajemníkovi ÚČBS

III. Náplně okruhu činností

A. Administrativní okruh činností

Předseda

- svolává a řídí schůze ÚČBS

- svolává KD

- komunikuje a odpovídá se SKD a RK

- komunikuje s EBL a WBF a reprezentuje navenek

- spolupráce se sponzory a jejich vyhledávání

- uzavírání smluv

- předává korespondenci, zápisy ze svých jednání, smlouvy a veškeré závažné, jím podepsané

materiály tajemníkovi ÚČBS k archivaci

- odpovídá za

- schvalování ročního finančního plánu SKD

- dodržování zásad pro hospodaření s finančními prostředky ÚČBS

- za aktuálnost zřizovacích předpisů ve vztahu ke státní správě - stanovy, jména, adresy

apod.

- dodržování požadavků ze strany EBL a WBF a za včasný přenos informací, zejména

souvisejících s reprezentací

Ekonom

- odpovídá spolu s předsedou za dodržování zásad pro hospodaření s finančními prostředky

ÚČBS a za koncentraci odpovídajících finančních dokladů

- vypracovává návrh ročního finančního plánu a projednává jej v ÚČBS před jeho schválením

- spolupracuje s kluby, soutěžní komisí, kapitány reprezentace

- sleduje proporcionalitu v čerpání ročního finančního plánu a odpovídá za jeho dodržování

- shromažďuje účetní doklady

- vede pokladnu a pokladní deník

- vede účetní knihu a obspodařuje účet ÚČBS vedený v bance

- je odpovědný za úhradu závazků a pohledávek

- vybírání a kontrola příspěvků

- spolupráce se sponzory a návrhy a kontrola smluv

- spolupracuje s účetní, předává ji veškeré podklady

- kontroluje výsledovku a rozvahu

- navrhuje ekonomická a finanční opatření

Tajemník

- spravování poštovní schránky, převzetí veškeré pošty, její archivace

- cizojazyčná korespondence a reakce dovnitř i navenek

- zápisy ze schůzí UČBS a jejich zveřejnění

- evidence úkolů ÚČBS a jejich plnění

- registrace členské základny - matrika

- přesné adresy a odpovědné osoby

- mailové a telefonní kontakty, zejména činovníků ÚČBS, komisí a kroužků

- vytváření legislativních opatření - stanovy, disciplinární řád apod. vč. doplňků

- aktualizace stránek ČBS na internetu z hlediska zpráv z ÚČBS

Manažer

- snaha o rozšíření členské základny a rozvoj bridže, tj. propagace bridže, spolupráce s medii,

spolupráce se školami, s hotely, s cestovními kancelářemí

- organizační a materielní pomoc připořádání kurzů, spolupráce s lektory

- aktivita při hledání sponzorů - dlouhodobá spolupráce s nimi,

- stránky ČBS na internetu a jejich aktualizace z hlediska propagace

- spolupráce s vydavatelem našeho časopisu

- návrhy finančních požadavků pro roční plán z této oblasti

B. Soutěžní okruh činností

Vedoucí + 1 člen ÚČBS

- schvalování a registrace vnitrostátních celorepublikových soutěží

- přebory republiky

- celostátní liga

- VC

- schvalování, registrace  a zveřejňování termínů vnitrosátních celorepublikových soutěží

- schvalování celostátního kalendáře těchto soutěží

- spolupráce s komisí pro reprezentaci ve vztahu k celostátnímu kalendáři

- vypracování herních schemat vnitrostátních celorepublikových soutěží

- přebory republiky

- celostátní liga

- VC

-  kodifikace jejich herních pravidel  (u VC pouze dílčí) vč. stanovení statutu přeborů ČR v

závislosti na účasti a kvalitě hráčů, tj. není-li zajištěn požadovaný standard přebor se mění

na turnaj ÚČBS bez titulů a medailé s finančními cenami

- archivace a zveřejňování těchto pravidel

- organizace vnitrostátních celorepublikových soutěží

- uělování pořadatelství

- oceňování, diplomy, medaile, jejich předávání

- klasifikační řád

- pravidla a principy klasifikačního řádu

- statistiky dosažených bodů dle klasifikačního řádu

- archivace a zvěřejňování výsledků dle klasifikačního řádu (internetové stránky, časopis)

- rozhodčí

- aktivita při získávání nových rozhodčí a zajišťování jejich školení ve stupních

mezinárodní, republikový, klubový

- spolupráce při delegování rozhodčích na republikové turnaje, jejich vyvážené zajišťování

C. Reprezentační okruh činností

Jediný člen ÚČBS

Odpovídá za věci související s reprezentací, tj.

- spolupracuje a řídí  schůze s kapitány reprezentací

- návrhy na účasti v jednotlivých reprezentačních akcích

- návrhy na finanční participaci ústředí pro účel ročního finančního plánu

- roční zprávy o reprezentaci

- spolupracuje s

- předsedou ÚČBS

- ekonomem ÚČBS

- vedoucím soutěžní složky

- aktivně spolupracuje s kapitány reprezentací a podílí se na

- akcích jichž se reprezentace zúčastňuje

- předává informace související s reprezentací (místo, datum, administrativní požadavky,

možnosti ubytování, doprava, vklady, příspěvky ÚČBS, apod.

- zprostředkovává finanční dotace a zpětné předání účetních dokladů ekonomovi

ÚČBS má sice 7 členů s platným hlasovacím právem, pokládá se však za samozřejmé a doporučuje se, možnost každého člena zajistit si spolupracovníky pro vymezený úsek činnosti

Vzhledem k této skutečnosti a s přihlédnutím k potřebě jednoduchosti se doporučuje zrušit komise které nejsou dány Stanovami a přenést pravomoci na ÚČBS, které vytvoří sbor zapsaných „poradců“ cca 10 lidí s možností využít některé z nich (3 členy) pro danou potřebu rozhodnutí libovolné problematiky, přerůstající rámec možností ÚČBS

IV. Revizní komise

tříčlenná s doporučením jednoho člena zastupujícího zájmy těžištního sponzora.

Kontrola ročního plánu a vydávání roční zprávy o kontrole hospodaření. Kontrola dodržování interních zásad  pro hospodaření s finančními prostředky ÚČBS. Pravomoce ve smyslu bodů 3., 7., 8. a 9.  „Interních zásad“ .

V. Interní zásady ÚČBS pro hospodaření a nakládání z financemi ÚČBS

ÚČBS má za povinnost:

1. Mít placenou nezávislou účetní (profesionál - nemusí být členem ČBS)

2. Mít vlastního ekonoma

3. Doporučovat pro práci v revizní komisi (RK)zástupce majoritního sponzora

(umožnit RK fungovat nejen jako kontrolní orgán, ale jako dozorčí rada s právem souhlasu

použití finančních prostředků ve stanoveném limitu

4. Vytvářet roční plány výdajů a příjmů (RPF) v termínu do 28.2. příslušného roku

5. Nechat si schválit Stálou konferencí delegátů roční plán výdajů a příjmů s vydáním

písemného stanoviska podepsaného jeho předsedou

6. Mít povinnost dvou podpisů pro každý výběr nebo převod finančních prostředků z účtu.

(předseda a ekonom)

7. Mít souhlas předsedy RK nebo zmocněného člena k účelovým jednorázovým výdajům nad

100.000,- Kč

8. Mít souhlas RK pro případ potřeby odchylky větší než 20 % u jednotlivých položek RFP

9. Pravidelně vždy do 30.1. následujícího  roku vydat roční zprávu o hospodaření stvrzenou

RK, dokladovanou srovnáním plánu a skutečnosti RPVaP a účetní uzávěrku potvrzenou

účetní a RK.